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Le Département avance dans la mise en œuvre de son nouveau projet d’administration !
lundi, 13 novembre 2017
/ Sonia Bensalem

Avenir des métiers, qualité du service public, efficacité dans l’organisation, innovation... les grands chantiers du Département pour investir l’avenir...

Une démarche de modernisation et de transformation qui puisse servir à toutes les collectivités du Département !

Notre démarche s’inspire de nombreuses initiatives, partout en France, et de partenariats avec d’autres collectivités et Laboratoires d’innovation comme la 27e Région ou la Fabrique RH de la Préfecture d’Île-de-France. Elle a aussi vocation à nourrir vos propres démarches de modernisation, dans vos administrations.
La Direction de la Stratégie, de l’Organisation et de l’Evaluation (DSOE) est à votre disposition pour toute information sur le projet d’administration et notre stratégie de modernisation, notamment pendant la Semaine de l’Innovation Publique, proposée par le SGMAP.

Le 6 juin dernier, la Direction générale du Conseil départemental lançait "Investissons l’avenir !" le nouveau projet d’administration.
Avenir des métiers, qualité du service public, efficacité d’organisation, innovation… tous ces thèmes constituent les grands défis de la Seine-Saint-Denis rassemblés autour de 8 chantiers.
Cinq mois plus tard, chacun des chantiers a progressé, grâce à l’implication d’une centaine d’agents au sein de 15 groupes de travail. Voici un point d’étape sur les principales avancées.

Comprendre et agir sur les évolutions présentes et futures de la Seine-Saint-Denis

"Investissons l’avenir !" a l’ambition de renforcer la capacité de l’administration à anticiper les évolutions de la société et à adapter sont organisationpour décider de l’avenir de ses actions et politiques publiques. Pour ce faire, les agents sont progressivement formés à la prospective.

Le Département entame également une réflexion prospective sur les besoins émergents des habitants de la Seine-Saint-Denis, afin de mieux éclairer les évolutions possibles des dispositifs départementaux, les améliorer et initier des expérimentations thématiques, en particulier dans le champs social.

Une étude sur les métiers et leurs évolutions vient également d’être lancée pour permettre de mieux comprendre les perceptions des agents quant aux transformations qui touchent leurs métiers.
Enfin, un travail est mené avec la Ville de Paris et les Départements de l’Isère et de la Loire-Atlantique sur l’avenir des métiers du social. Un événement sur le sujet, ouvert à tous les professionnels, est prévu début 2018 en Seine-Saint-Denis et vous en serez informés.

Plusieurs actions de simplification

Le Département travaille par exemple à la simplification du processus de recrutement. Les équipes des ressources humaines en charge du recrutement ont travaillé de façon innovante sur plusieurs cas concrets – au cours d’un sprint créatif d’une journée qui associait les services concernés et des agents récemment recrutés ! - pour identifier les difficultés et faire des propositions d’amélioration des procédures. Le nouveau circuit sera expérimenté dès décembre puis généralisé au cours du premier trimestre 2018.

Le Secrétariat général du Département travaille également à accélérer et simplifier le processus de décision des notes et fiabiliser la circulation des parapheurs afin de réduire le nombre de visas, fusionner les modèles de notes existants et d’expérimenter les notes sans signature manuscrite. A terme, le Département veut déployer un parapheur électronique qui simplifiera et sécurisera le circuit de validation et de diffusion des notes.

Sur la qualité du service public, la priorité est d’améliorer la relation aux usagers

Une équipe travaille à l’amélioration de l’accueil physique et téléphonique des usagers, ainsi que sur la signalétique des bâtiments départementaux recevant du public, tant sur sites centraux de Bobigny que sur les autres sites répartis sur le territoire de la Seine-Saint-Denis.

De son côté, la Direction de la communication travaille à la refonte du site internet www.seinesaintdenis.fr et à celui de la Maison Départementale des Personnes Handicapées (MDPH). Dans les 2 cas, il s’agit d’améliorer la qualité et la fiabilité des informations à destination des usagers. La priorité est de renforcer l’accessibilité de toutes et tous, quel que soit le terminal (mobile ou fixe), son handicap ou son accès au réseau.

Transformer notre administration, c’est aussi faire évoluer nos modes d’organisation, de travail et de management

Le projet d’administration est l’occasion de faire preuve d’audace, d’expérimenter de nouveaux dispositifs et de nouvelles façons d’apprendre et de travailler.

Une stratégie d’innovation managériale est en cours de finalisation. Elle comprend notamment l’organisation de « Voyages Apprenants » pour s’inspirer d’actions innovantes hors les murs, ainsi que des expérimentations sur l’organisation des services, à partir de méthodes innovantes proposées par la DSOE, moteur sur ces questions.

Elle proposera par exemple une séance d’innovation managériale pour les encadrants de proximité (chefs de service et de bureau), sous la forme d’ateliers mensuels animés par les consultants du service Modernisation. L’objectif est de travailler sur une question pratique de management afin de partager et diffuser les bonnes pratiques managériales. Chaque séance permet de créer un outil pour résoudre la difficulté évoquée.

Réinventer des formes de participation

Parce que l’administration départementale fait le pari de l’intelligence collective et de la participation de tous les agents au projet d’administration, "Idées d’avenir" a été lancé.
C’est un appel à propositions pour recueillir de bonnes idées visant à améliorer le fonctionnement de l’administration et le service aux usagers. Après une période de collecte d’un mois, les propositions seront travaillées par un collectif d’agents volontaires puis soumises au vote de tous les agents en décembre pour les prioriser. Elles seront ensuite mise en œuvre au cours du premier semestre 2018. Cette initiative s’inspire des démarches similaires menées à La Poste ou à la Ville de Paris.

Un projet d’administration qui s’intéresse au territoire et aux Jeux Olympiques et Paralympiques !

Investissons l’avenir ! est une démarche évolutive. Elle s’intéresse à tout ce qui touche l’avenir de la Seine-Saint-Denis et propose des conférences ouvertes à tous les agents, appelées "Parlons d’avenir !". La première édition s’est tenue le 18 octobre dernier sur les Jeux Olympiques et Paralympiques.

En effet, le projet d’administration tiendra compte de la décision du Comité International Olympique, le 13 septembre dernier, d’organiser les Jeux Olympiques et Paralympiques de 2024 à Paris et en Seine-Saint-Denis. C’est notamment pour croiser ses enjeux et faire du projet d’administration un levier supplémentaire pour la réussite des Jeux qu’un séminaire de direction élargi est prévu sur ce sujet fin novembre. Cette démarche s’adaptera également aux réformes territoriales qui s’annoncent. La seconde séance portera sur les réformes territoriales et la métropolisation.

Pour tout contact : Béatrice Le Gall, Directrice de la DSOE : blegall@seinesaintdenis.fr
Wandrille Jumeaux, chef de projet Modernisation : wjumeaux@seinesaintdenis.fr